全國中小學校舍安全工程檔案管理辦法(試行)
關於印發《全國中小學校舍安全工程檔案管理辦法(試行)》的通知
全國校安辦函〔2009〕48號
 
各省、自治區、直轄市,新疆生產建設兵團中小學校舍安全工程領導小組辦公室:
根據《國務院辦公廳關於印發全國中小學校舍安全工程實施方案的通知》(國辦發〔2009〕34號)精神和全國中小學校舍安全工程(以下簡稱“工程”)配套文件的要求,為加強對“工程”檔案資料的管理,全麵掌握中小學校舍安全信息,現將《全國中小學校舍安全工程檔案管理辦法(試行)》(附件)印發給你們,請遵照執行。
各地校安辦要對校舍安全工程檔案建設高度重視,精心組織,確保每一所學校、每一座建築,通過實施“工程”,都能按要求建立紙質檔案和電子檔案,以形成完整的、係統的中小學校舍安全檔案。
校舍安全檔案工作由省、自治區、直轄市中小學校舍安全工程領導小組統一組織、各市區縣負責實施。各地應在2009年11月30日前組織所轄市(縣)全麵建立中小學校舍安全檔案室。2010年,全國校安辦將對落實情況組織重點檢查。
附件:全國中小學校舍安全工程檔案管理辦法(試行)
 
全國中小學校舍安全工程領導小組辦公室
2009年8月18日
附件:
 
全國中小學校舍安全工程檔案管理辦法(試行)
 
第一章 總 則
第一條為加強對全國中小學校舍安全工程(以下簡稱工程)檔案資料的管理,全麵掌握中小學校舍安全信息,充分發揮檔案資料在校舍建設、管理、使用、維修、改造中的作用,根據《中華人民共和國檔案法》、《建設工程文件歸檔整理規範》(GB/T 50328—2001,建設部、國家質監局2001年3月5日發布)和《全國中小學校舍安全工程實施細則》等,結合工程的具體情況,特製定本辦法。
第二條 本辦法所稱項目,是指每個單體建築物,包括學校的教學及教學輔助用房、生活用房和辦公用房等。
第三條 本辦法所稱檔案,是指工程在實施過程和各項目在排查鑒定、規劃、加固改造等各個階段以及其他正在實施或將要實施的所有中小學校舍建設工程所形成的、與校舍安全有關的、具有保存價值的各種形式的記錄。
第四條 本辦法適用於前條所述檔案的收集、整理、保存、管理和利用。
第二章 檔案資料的歸檔和管理
第五條 檔案的歸檔和管理由各省、自治區、直轄市中小學校舍安全工程領導小組統一組織,各市區縣負責實施。
各級中小學校舍安全工程領導小組辦公室(以下簡稱校安辦)負責對本級檔案資料進行收集、整理、檢查、驗收和保存歸檔工作,並負責對下級校安辦檔案工作進行指導、監督、檢查和驗收。
縣級及以上教育行政部門應當設立中小學校舍安全檔案室,指定專人、劃定專門場所管理所屬學校的檔案,按要求建立完整的紙質檔案和電子檔案係統。
第六條在項目招投標及與排查鑒定、檢測、勘察、設計、施工、監理等單位簽訂協議、合同時,應設立專門條款,明確有關方麵提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任,並對項目文件的套數、費用、質量、移交時間等提出具體要求。
第七條項目檔案的歸檔工作應與項目實施同步進行。排查鑒定時,即應開始對項目檔案進行收集、整理和檢查。校安辦應在項目竣工驗收後一個月內向校舍安全檔案室移交該項目的檔案資料。
第八條項目實施過程中,各級校安辦應當督促建設、排查鑒定、檢測、勘察、設計、施工、監理等有關單位按照協議、合同的要求及時做好項目檔案的形成、積累、整理、保管、移交工作。屬於歸檔範圍的檔案資料,應當及時與有關單位辦理移交。對於無法取得原件的歸檔材料,可由提供單位確認一致性後將複印件加蓋公章歸檔。
第九條檔案可以按綜合卷、規劃和經費卷、監督檢查卷、學校總卷和項目分卷進行分類立卷。
第十條綜合卷收錄本級政府部門和上級政府部門印發的與工程有關的各種文件,包括工程實施方案、工程領導小組和辦公室人員組成、工程路線圖和時間表、工程簡報、工程年度實施情況總結、月報表等。
規劃和經費卷收錄工程總體規劃、年度實施計劃、工程總體經費預決算等。
監督檢查卷歸集工程日常監督檢查辦法、監督檢查具體實施方案、監督檢查記錄、專項監督檢查報告等。
第十一條學校總卷按學校立卷,命名為××學校總卷;項目分卷按項目立卷,命名為××學校××項目分卷。學校總卷歸集該校校舍場址排查報告、校園整體規劃、整體設計方案等文件;項目分卷歸集該項目的所有建設和改造文件,包括排查鑒定報告、加固改造方案等。
第十二條經排查鑒定後確定為拆除的項目文件按學校集中歸集為拆除項目分卷。
第十三條歸檔的文件材料要字跡清楚,圖麵整潔,不得用易褪色的書寫材料書寫、繪製,卷首編製文件目錄,卷末設立備考表,標明立卷人和審核人。
第十四條各項目學校應當保存一套學校總卷和各項目分卷。校舍情況發生變化的,學校應當及時更新,保證圖實相符並報當地校舍安全檔案室。
第十五條凡屬城市建設檔案館接收範圍的檔案,應當按照《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》及城建檔案管理有關法律法規的規定另行報送當地城市建設檔案館。
第十六條各級教育行政部門應當根據本辦法和有關法律法規建立健全中小學校舍檔案的收集、歸檔、整理、鑒定、保管、移交、查閱、保密、銷毀等方麵的管理製度,明確管理人員的職責,完善中小學校舍檔案管理機製。
對於毀壞、丟失檔案,造成損失的單位和個人將依法追究責任。
第三章 歸檔範圍和保管期限
第十七條項目檔案歸檔範圍包括工程實施前項目建設文件、本次排查鑒定文件、項目規劃文件、本次加固改造文件,具體為:
(一)能收集到的工程實施前項目在原建設和加固改造過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。
(二)校舍場址安全排查報告、校舍建築安全排查報告、校舍的各種鑒定報告和檢測報告、排查鑒定合同等。
(三)對於需加固改造的校舍,設計、施工、竣工驗收等各個階段直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。
(四)對於需要重建的校舍,選址與立項、勘察設計、施工、竣工驗收等各個階段直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。
本次加固改造文件分為施工準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件,參見《建設工程文件歸檔整理規範》。
檔案歸檔範圍的具體內容見附錄,各地可根據實際情況適當增加各卷的內容。
第十八條項目竣工驗收投入使用後,因故對其進行的改擴建、維修、加固形成的文件資料也應及時歸入項目檔案。
第十九條校舍安全檔案室應當及時對歸檔的紙質檔案材料進行數字化處理,實現紙質檔案和電子檔案的對應,並按要求納入《全國中小學校舍信息管理係統》。
第二十條檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。永久是指檔案需永久保存,長期是指檔案的保存期限等於該項目的使用壽命,短期是指檔案的保存期限為20年。
第二十一條 綜合卷、規劃和經費卷、監督檢查卷以及學校總卷的保管期限為永久。項目分卷的保管期限為長期,具體按照《建設工程文件歸檔整理規範》的要求執行。拆除項目分卷的保管期限為短期。
第四章  附 則
第二十二條本辦法未具體規定的內容應當參照《建設工程文件歸檔整理規範》執行。
第二十三條本辦法由全國中小學校舍安全工程領導小組辦公室負責解釋。
第二十四條本辦法自印發之日起施行。
 
附錄:全國中小學校舍安全工程檔案歸檔範圍

附錄:
全國中小學校舍安全工程檔案歸檔範圍
序號
           
備注
綜合卷
工程實施方案
 
工程領導小組和辦公室組成人員名單
 
工程路線圖和時間表
 
工程年度實施情況總結
 
月報表
 
工程簡報、快報
 
上級政府、校安辦、各部門印發的各類相關文件
 
本級政府、校安辦、各部門印發的各類相關文件
 
下級政府、校安辦、各部門的相關請示和批複
 
其它
 
規劃和經費卷
工程總體規劃
 
轄區內學校布局調整規劃
 
工程年度實施計劃
 
工程經費預決算
 
其它
 
監督檢查卷
工程日常監督檢查辦法
 
監督檢查具體實施方案
 
監督檢查記錄
 
專項監督檢查報告
 
其它
 
學校總卷(按學校,一校一卷)
學校簡介
 
學校整體規劃
 
學校整體設計方案
 
工程實施前後校園平麵圖
 
工程實施前後土地校舍情況總表
 
工程實施前後校舍基本情況明細表
 
校舍場址安全排查報告
 
其它
 
項目分卷(按項目立卷,一項一卷)
(A)安全工程實施前項目建設和加固改造文件
工程準備階段文件
 
監理文件
 
施工文件
 
竣工圖
 
竣工驗收文件
 
其它
 
(B)排查鑒定文件
校舍建築安全排查報告
 
抗震鑒定報告
 
安全鑒定報告
 
抗淹沒、抗洪水衝擊鑒定報告
 
抗風能力驗算報告
 
檢測報告
 
其他鑒定報告
 
鑒定委托合同
 
加固改造方案
 
拆除施工的相關文件
 
十一
其它
 
(C)工程準備階段文件(詳見《建設工程文件歸檔整理規範》)
立項文件
 
建設用地、征地、規劃文件
 
勘察、測繪、設計文件
 
招投標文件
 
開工審批文件
 
財務文件
 
建設、施工、監理機構及負責人
 
其它
 
(D)監理文件(詳見《建設工程文件歸檔整理規範》)
監理規劃
 
監理月報中的有關質量問題
 
監理會議紀要中的有關質量問題
 
進度控製文件
 
質量控製文件
 
造價控製文件
 
供貨、試驗等相關單位資質材料
 
監理通知
 
合同與其他事項管理文件
 
監理日誌
 
十一
監理工作總結
 
十二
其它
 
(E)施工文件(詳見《建設工程文件歸檔整理規範》)
施工技術準備文件
 
施工現場準備文件
 
地基處理記錄
 
工程圖紙變更記錄
 
施工材料預製構件質量證明文件及複試驗報告
 
施工試驗記錄
 
隱蔽工程檢查記錄
 
施工記錄
 
工程質量事故處理記錄
 
工程質量檢驗記錄
 
十一
其它
 
(F)竣工圖(詳見《建設工程文件歸檔整理規範》)
各類綜合圖
 
室外專業圖
 
建築竣工圖
 
結構竣工圖
 
裝修工程竣工圖
 
電氣工程竣工圖
 
消防工程給排水工程竣工圖
 
采暖通風空調工程竣工圖
 
其它專業工程竣工圖
 
其它
 
(G)竣工驗收文件(詳見《建設工程文件歸檔整理規範》)
工程竣工總結
 
竣工驗收記錄
 
財務文件
 
聲像、縮微、電子檔案
 
其它
 
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